Membuat dan menjalankan sebuah meeting dalam bisnis adalah sebuah kebutuhan. Meeting dapat terjalin antara atasan dengan bawahan, antara sesama rekan kerja, atau pemilik bisnis dengan klien mereka. Bagaimanapun meeting itu terjadi, meeting menjadi salah satu yang menentukan baik buruknya suatu proses atau kegiatan. Oleh sebab itu, perlu kiranya kita membuat supaya meeting yang kita kerjakan dapat terlaksana dengan baik dan lebih produktif, sehingga menghasilkan suatu yang bermanfaat bagi proses selanjutnya.
1. Persiapan yang matang
Sebuah acara yang produktif akan berjalan dengan mudah ketika persiapan yang dimiliki sudah cukup matang. Dalam hal ini sebuah acara meeting membutuhkan sebuah persiapan yang matang, sekalipun meeting tersebut hanya berisikan 2 atau 3 orang saja. Persiapan yang matang dapat terlihat jika jalannya acara meeting bisa terkondisikan. Mulai dari peserta, susunan acara hingga mereka menyimpulkan hasil meetingnya.
2. Tentukan topik dan tujuan
Salah satu hal yang paling penting dan tidak boleh sampai terlewatkan adalah menentukan sebuah topik dan tujuan dari sebuah meeting. Bagaimana sebuah acara dapat berjalan dengan baik, jika tidak ada topik dan tujuan dalam melaksanakannya. Kita tentunya ingin memperoleh hasil dari suatu hal yang akan dibahas dalam meeting. Untuk itu topik dan tujuan jangan sampai terlewatkan. Sebuah acara akan berantakan dan tidak terkondisi jika kita hanya melaksanakannya, tanpa tahu bagaimana memulai dan mengakhirinya.
3. Menetapkan lokasi untuk menyelenggarakan meeting
Lokasi dari diadakannya suatu meeting juga menentukan produktif tidaknya sebuah acara. Jika kita melaksanakan meeting di tempat yang ramai atau bising, bisa jadi peserta dan jalannya acara tidak sejalan karena sudah tidak bisa fokus. Jadi kita bisa sesuaikan acara meeting dengan rencana lokasi meeting yang akan digunakan. Jika dirasa topik yang akan dibahas sangat membutuhkan suasana yang tenang dan membutuhkan fokus yang besar, kita bisa memilih sebuah ruangan yang biasanya memang sudah tersedia pada masing – masing perusahaan. Namun jika dirasa meeting tersebut santai, kita bahkan bisa melakukannya di luar kantor, seperti di sebuah restoran atau cafe.
4. Fokus pada topik
Tidak jarang kebosanan saat mengikuti meeting akan terjadi dan bisa menimpa siapa saja. Jika dibiarkan, rasa bosan akan mengganggu fokus kita pada topik yang sedang dibahas. Terkadang fokus bisa terpecah karena beberapa orang dalam acara meeting tersebut sibuk dengan urusan mereka masing – masing, sehingga mereka lupa dengan tujuan utama dari meeting tersebut apa. Untuk menanggulangi hal yang demikian, cobalah untuk membuat sebuah peraturan sebelum memulai meeting, agar peserta bisa sepenuhnya fokus pada topik yang dibahas. Seperti, mematikan dan tidak menggunakan gadget selama proses meeting berlangsung, tidak diijinkan sering keluar masuk ruangan, dan lain sebagainya.
5. Sebarkan agenda
Untuk lebih memudahkan peserta meeting dalam mengkondisikan diri mereka saat mengikuti meeting, ada baiknya tim pelaksana membuat dan membagikan agenda meeting pada saat itu. Ini akan membuat peserta mengenal lebih jelas jalannya acara yang akan mereka ikuti. Dengan begitu diharapkan semua peserta meeting dapat mengerti dan mengikuti acara meeting dengan lebih nyaman dan produktif.
Selamat mencoba :)
Baca juga:
10 Etika Ketika Mengikuti Meeting
sumber : Media Bisnis Online Indonesia
Baca selengkapnya di --> 5 Tips Membuat Meeting Lebih produktif
Share Artikel ini! »»
|
|
|
Tweet |
0 comments:
Post a Comment